Japońska sztuka zarządzania – LEAN MANAGMENT w biurze.

Lean managment jako narzędzie optymalizacji procesów stosowane jest od lat pięćdziesiątych ubiegłego wieku, głównie w firmach produkcyjnych, jednakże coraz częściej idea „szczupłego zarządzania” zagląda do biura.

O ile pojęcia FIFO*,  czy JiT** zagościły na stałe w mentalności i języku pracowników administracyjnych, o tyle KAIZEN, czy 5S mogą brzmieć bardziej egzotycznie. Dzisiaj chciałabym zasygnalizować, że metody usprawniające pracę produkcji mogą również mieć zastosowanie w pracy biurowej.

Organizując szkolenia dla firm produkcyjnych, zauważamy wyraźny trend implementacji zasad, do niedawna obowiązujących jedynie na produkcji, w biurze. Możemy odnieść to do powiedzenia – „szewc, bez butów chodzi”. Klienci mają zazwyczaj świadomość dobrze działających procesów  produkcji i widzą potrzebę wdrażania w systemy zarządzania osób tam pracujących, jednak często wprowadzane optymalizacje funkcjonują w oderwaniu od działań pracowników administracyjnych, którzy zlecają i kontrolują przebieg procesów na produkcji.

Przyjrzymy się wybranym metodom stosowanym w LEAN, które mogą być wykorzystane natychmiast, w naszej codziennej pracy i ułatwią nam organizację pracy.

Zacznijmy zatem od początku, czym jest LEAN („szczupłe zarządzanie”)?

Jest to idea zarządzania przedsiębiorstwem, która zakłada, że przy wykorzystaniu jak najmniejszej ilości zasobów i najniższym koszcie, dostarczymy Klientom wymaganej przez nich wartości, czyli produktów/usług, które zaspokoją ich potrzeby. LEAN zakłada wysoką organizację pracy, eliminowanie marnotrawstwa, minimalizowanie zapasów, systematyczne ulepszanie procesów - wprowadzanie usprawnień, zmian, w celu doskonalenia i podnoszenia efektywności.

W Japonii, która jest kolebką LEAN, doskonalenie dzieli się na KAIZEN oraz innowacje.

Innowacje to znaczące zmiany, które zazwyczaj przeprowadzane są przez kierowników średniego szczebla, wyższego i zarząd.

KAIZEN natomiast odnosi się również do pracowników liniowych, niższych i średnich szczebli. Określany jest jako niekończący się proces podnoszenia jakości produktu i  działań firmy.  KAIZEN zakłada wprowadzanie drobnych usprawnień, twórczych rozwiązań. Według tej filozofii, podejmowanie działań doskonalących stanowi rutynę działania, zarządzania, a nie tylko tymczasowy wybryk, czy działanie akcyjne.

10 ZASAD KAIZEN:

1. Problemy stwarzają możliwości.

2. Pytaj 5 razy „Dlaczego?” (Metoda 5 „why”)

3. Bierz pomysły od wszystkich.

4. Myśl nad rozwiązaniami możliwymi do wdrożenia.

5. Odrzucaj ustalony stan rzeczy.

6. Wymówki, że czegoś się nie da zrobić, są zbędne.

7. Wybieraj proste rozwiązania, nie czekając na te idealne.

8. Użyj sprytu zamiast pieniędzy.

9. Pomyłki koryguj na bieżąco.

10. Ulepszanie nie ma końca.

 

Jednym z narzędzi ciągłego doskonalenia jest  5S. Celem jego wdrażania jest stworzenie dobrze zorganizowanego i uporządkowanego miejsca pracy. Dzięki praktykom 5S w miejscu pracy możemy zwiększyć wydajność pracy, usprawnić przebieg procesów/procedur, poprawić jakość usługi produktów, a w konsekwencji obniżyć koszty działalności przedsiębiorstwa.

 

Nazwa 5S – to skrót od pierwszych pięciu liter japońskich słów, które opisują poszczególne etapy wdrożenia metody:

1S. SORTOWANIE (z jap. SEIRI, z ang. SORT)

Rozpoznanie, a następnie usunięcie przedmiotów, które są zbędne / nieprzydatne w miejscu pracy, które zakłócają ergonomię i rozpraszają. Odnosi się to również przechowywanych danych np.w komputerze. Praktycy metody nazywają wdrożenie 1S akcją „czerwonej etykiety” (z ang. „red tagging”). Polega ona na oznaczeniu czerwonym kolorem / czerwoną etykietą, zbędnych przedmiotów, a następnie zgromadzenie ich w jednym miejscu, w celu podjęcia decyzji, co należyz nimi zrobić dalej.

2S. SYSTEMATYKA  (z jap. SEITON, z ang.  STRAIGHTEN).

W systematyce obowiązuje zasada, że każdy przedmiot ma swoje wyznaczone miejsce i tam powinien się znajdować. Przestrzeń przechowywania musi być dobrana pod względem ergonomii,z uwzględnieniem np. łatwego dostępu dla przedmiotów często używanych, czy łatwościw identyfikacji miejsca. Miejsce musi być odpowiednio oznaczone: np. etykiety, kolorowe segregatory, tablice cieni (wykorzystywane np. w warsztatach, czy na produkcji – tablicez naklejonym cieniem narzędzia, po jego ściągnięciu widzimy przestrzeń, która powinna być zapełniona –  łatwa identyfikacja braków i miejsca odłożenia przedmiotu). W domu możemy odnieść to np. do organizacji kuchni – szuflada z przegródkami na sztućce (każdy ma swoje miejsce), czy kosz na śmieci zwyczajowo usytuowany pod zlewem (miejsce łatwe do identyfikacji, ergonomiczne ze względu na usytuowane – największa część odpadków gromadzona jest właśnie przy zlewie).

3S. SPRZĄTANIE  (z jap. SEISO, z ang. SHINE)

Ten etap charakteryzuje codzienne, systematyczne sprzątanie miejsca pracy, dzięki czemu pracownicy bardziej dbają o swoje otoczenie i wzmacniają swoją przynależność do niego. Ten proces pomaga we wczesnym wykrywaniu uszkodzeń, usterek, dzięki czemu możliwa jest szybka eliminacja przyczyn, a co z kolei za tym idzie miejsce pracy, czy urządzenia będą służyły nam dłużej bez dokonywania częstych, kosztownych remontów.

4S. STANDARYZACJA (z jap. SEIKETSU, z ang. STANDARDIZE)

Praktyki, które powstają podczas pierwszych trzech etapów muszą zostać udokumentowane i poddane standaryzacji np. poprzez wprowadzenie jednolitych instrukcji, harmonogramów, zdjęć przedstawiających stan idealny, tablic wizualizacyjnych - z bieżącymi wynikami, celami, informacjami, jednakowe dla wszystkich działów oznakowanie segregatorów (np. kolory, etykiety, kolorowe paski).Do tego etapu należy również określenie listy zadań, a także obowiązków pracowników związanychz wdrażaniem 5S.

 

5S. SAMODOSKONALENIE (z jap. Shitsuke, z ang. SUSTAIN)

Jest to etap, który podejmuje działania wspierające, w celu utrzymania poprzednich „S”. Narzędziami wykorzystywanymi podczas jego wdrażania  są systematyczne kontrole, audyty, szkolenia KAIZEN, które mają na celu uświadomienie wprowadzanych zmian.

Coraz częściej wprowadza się również etap 6S, od ang. słowa SAFETY, czyli BEZPIECZEŃSTWO. Zwraca on szczególną uwagę właśnie na aspekty bezpieczeństwa, higieny pracy oraz ergonomii. Często to właśnie służby BHP są bezpośrednio zaangażowane w realizację 5S w całym przedsiębiorstwie.

Biorąc pod uwagę, że zastosowanie nawet drobnych usprawnień, lepsze zorganizowanie miejsca pracy, może przyczynić się do optymalizacji naszego codziennego funkcjonowania, a przede wszystkim zwiększenia wydajności, czy minimalizacji kosztów, warto przyjrzeć się metodom, które od ponad sześciu dekad, z ogromnym sukcesem wprowadzają najwięksi gracze na rynku światowym. Tym bardziej, że obecnie nie są one ściśle strzeżoną wiedzą tajemną, tylko ogólnodostępnymi praktykami.

 

* FIFO – z ang.  „ first in, first out” – pierwsze weszło/przyszło – pierwsze wyszło

** JIT – z ang.  „just in time” – zawsze o czasie / w odpowiednim momencie

Komentarze